Hurtownia ED

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Poniżej przedstawiamy informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych przez Hurtownię Akcesorii Meblowych „ED”.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest: Hurtownia Akcesorii Meblowych „ED” Import-Export Edward Domagalski, al. Grunwaldzka 303A, 82-300 Elbląg, NIP: 578-237-36-56, REGON: 170430970.

2. Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się:

listownie na adres: al. Grunwaldzka 303A, 82-300 Elbląg,
pocztą elektroniczną: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.,
osobiście w siedzibie firmy.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

Zakres przetwarzanych danych zależy od rodzaju kontaktu oraz realizowanej transakcji. Możemy przetwarzać w szczególności:

imię i nazwisko,
nazwę firmy,
adres zamieszkania, siedziby, korespondencyjny lub adres dostawy,
NIP oraz inne dane niezbędne do wystawienia dokumentów sprzedaży,
imię i nazwisko osoby reprezentującej firmę lub osoby kontaktowej,
numer telefonu,
adres e-mail,
informacje dotyczące zamówienia, zakupu, dostawy, reklamacji lub zwrotu,
dane dotyczące płatności i rozliczeń, w tym informacje wynikające z przelewów bankowych.

Nie wszystkie powyższe dane są zbierane przy każdej transakcji. Przy zwykłej sprzedaży detalicznej, gdy nie jest wystawiana faktura i nie zachodzi inna potrzeba identyfikacji klienta, danych osobowych klienta co do zasady nie zbieramy.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

realizacji zamówień, sprzedaży, dostawy towaru oraz innych czynności związanych z wykonaniem umowy lub podjęciem działań przed jej zawarciem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
wystawiania i przechowywania faktur oraz innych dokumentów księgowych i podatkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
prowadzenia rozliczeń i ewidencji księgowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
obsługi zapytań klientów, uzgodnień dotyczących zamówień oraz kontaktu zwrotnego – w zależności od sytuacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO,
obsługi reklamacji oraz innych roszczeń związanych ze sprzedażą – na podstawie właściwych przepisów prawa oraz art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO,
ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
kontaktu z dotychczasowymi klientami w sprawach związanych z prowadzoną współpracą oraz ich wcześniejszymi zapytaniami lub zamówieniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Nie prowadzimy telefonicznego ani e-mailowego pozyskiwania nowych klientów. Kontaktujemy się z osobami, z którymi pozostajemy już w relacji handlowej, lub które wcześniej zwróciły się do nas z prośbą o kontakt.

5. Skąd otrzymujemy dane

Dane osobowe otrzymujemy przede wszystkim:

bezpośrednio od klienta lub osoby reprezentującej klienta,
z korespondencji e-mailowej lub rozmów dotyczących zamówienia,
z dokumentów przekazanych w związku ze sprzedażą lub rozliczeniem,
za pośrednictwem platform sprzedażowych, jeżeli jest to niezbędne do realizacji zamówienia,
z publicznych rejestrów przedsiębiorców, w szczególności przy uzupełnianiu danych potrzebnych do wystawienia faktury.

6. Sprzedaż za pośrednictwem Allegro.pl

W przypadku zakupów dokonywanych za pośrednictwem Allegro.pl korzystamy z danych udostępnionych w związku z konkretnym zamówieniem w zakresie potrzebnym do jego realizacji, dostawy, rozliczenia, obsługi reklamacji lub innych obowiązków związanych ze sprzedażą.

Nie tworzymy na tej podstawie odrębnej bazy klientów Allegro.pl. Jeżeli klient potrzebuje faktury, dane niezbędne do jej wystawienia mogą zostać zapisane w naszym systemie sprzedażowym. Dane przedsiębiorcy mogą być również uzupełniane na podstawie publicznych rejestrów.

7. Komu mogą być przekazywane dane

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, którym jest to niezbędne do wykonania określonych czynności lub które są uprawnione do ich otrzymania. Mogą to być w szczególności:

firmy kurierskie, przewoźnicy i inne podmioty realizujące dostawę towaru,
zewnętrzne biuro rachunkowe,
banki oraz podmioty uczestniczące w realizacji i rozliczaniu płatności,
kancelarie prawne i podmioty zajmujące się dochodzeniem należności, jeżeli okaże się to konieczne,
organy publiczne i inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

8. Jak długo przechowujemy dane

Dane przechowujemy przez okres zależny od celu, w którym zostały zebrane.

dane znajdujące się w dokumentacji księgowej i podatkowej – przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy,
faktury ustrukturyzowane – przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Krajowym Systemie e-Faktur; jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy, odpowiednie dane lub dokumenty mogą być przechowywane dłużej,
dane dotyczące umów, sprzedaży, reklamacji i rozliczeń – przez okres potrzebny do realizacji tych czynności, a następnie przez okres, w którym mogą być dochodzone lub zgłaszane związane z nimi roszczenia,
dane znajdujące się w bieżących notatkach dotyczących zamówienia – tylko przez czas potrzebny do jego realizacji; papierowe notatki są niszczone po zakończeniu obsługi zamówienia,
korespondencję – przez okres potrzebny do zakończenia sprawy, a w razie potrzeby dłużej, jeżeli jest ona związana z dokumentowaniem transakcji lub ochroną przed roszczeniami.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

W zależności od podstawy prawnej i celu przetwarzania mogą Państwu przysługiwać:

prawo dostępu do swoich danych,
prawo do sprostowania nieprawidłowych lub nieaktualnych danych,
prawo do usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO,
prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
prawo do przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych przez RODO,
prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych prowadzonego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.

Prawo do usunięcia danych nie ma zastosowania w sytuacji, gdy dalsze ich przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa, na przykład w odniesieniu do dokumentacji księgowej i podatkowej.

10. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uznają Państwo, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, chyba że obowiązek ich podania wynika z przepisów prawa. W niektórych sytuacjach brak określonych danych może jednak uniemożliwić wykonanie zamówienia, dostawę towaru, wystawienie faktury lub realizację innej żądanej czynności.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania wobec Państwa decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym do profilowania wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na Państwa sytuację.

Monitoring wizyjny

1. Cel monitoringu

Na terenie Hurtowni Akcesorii Meblowych „ED” prowadzony jest monitoring wizyjny. Monitoring służy zapewnieniu bezpieczeństwa osób oraz ochronie mienia firmy, klientów i innych osób przebywających na terenie obiektu.

2. Zakres monitoringu

Monitoring obejmuje wnętrze hurtowni oraz teren zewnętrzny związany z obiektem, w tym parking i jego bezpośrednie otoczenie. Ze względu na położenie obiektu obraz niektórych kamer może obejmować również fragment przestrzeni publicznej znajdującej się bezpośrednio przy terenie firmy.

Monitoring rejestruje wyłącznie obraz. Dźwięk nie jest nagrywany.

3. Podstawa prawna

Podstawą przetwarzania danych za pomocą monitoringu jest prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa osób, ochronie mienia oraz możliwości ustalenia okoliczności zdarzeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Okres przechowywania nagrań

Nagrania z monitoringu są przechowywane maksymalnie przez 28 dni, po czym są automatycznie nadpisywane.

Nagranie może być przechowywane dłużej, jeżeli zostało zabezpieczone w związku z konkretnym zdarzeniem, postępowaniem lub koniecznością ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. W takim przypadku jest przechowywane przez okres niezbędny do zakończenia danej sprawy.

5. Udostępnianie nagrań

Nagrania mogą zostać udostępnione osobom lub podmiotom, jeżeli istnieje podstawa prawna do ich udostępnienia, w szczególności w związku z ustaleniem okoliczności zdarzenia lub dochodzeniem roszczeń. Nagrania mogą być również udostępniane Policji, sądom oraz innym uprawnionym organom na zasadach określonych w obowiązujących przepisach prawa.

6. Prawa osób zarejestrowanych przez monitoring

Osobom, których wizerunek został zarejestrowany, przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności prawo dostępu do danych, ograniczenia ich przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z praw innych osób oraz obowiązujących przepisów.

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może również wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.